ویژگی بازرسان در اسلام

نظارت در مدیریت

یکی از ضرورت ها در موفقیت برنامه های سازمان ها وجود یک نظام دقیق نظارتی است.

انجام فعالیت های سازمان همراه با موفقیت نخواهد بود، مگر آن که نظارت و بازرسی های لازم نسبت به آن صورت گیرد.

وجود یک نظم نظارتی در سازمان، مدیریت را نسبت به نحوه تحقق هدف هاو انجام عملیات آگاه ساخته و او را قادر می سازد که پیگری های لازم را انجام دهد.

سازمان بدون داشتن یک نظام دقیق نظارت، نمی تواند به تمام اهداف مورد نظر خود دست یابد و از امکانات و منابع موجود، به نحو مؤثر ودرست استفاده کند.

اطمینان از این که اجرای برنامه و هدایت آن درست انجام می شود و درصورت مشاهده انحراف، برای تصحیح آن اقدام لازم به عمل می آید،نیازمند یک نظام مؤثر و دقیق نظارتی است.

بنابراین، یکی از وظایف اساسی مدیر، نظارت و کنترل است که البته این وظیفه با سایر وظایف مدیر رابطه تنگاتنگ دارد.

در این میان، ارتباط نظارت و کنترل با برنامه ریزی بیش تر و روشن تراست; زیرا در صورت وجود نظارت و کنترل است که برنامه ریز به صحت ودرستی پیش بینی های خود پی می برد.

از سوی دیگر، نظارت نیز بدون وجود برنامه، مفهومی ندارد و کاری عبث و بیهوده خواهد بود.

به دلیل این ارتباط تنگاتنگ میان نظارت و برنامه ریزی است که برخی از نویسندگان علم مدیریت، نظارت و برنامه ریزی را به دو تیغه یک قیچی تشبیه کرده اند که بدون هر یک از تیغه ها، قیچی قادر به کارکردن نیست و فایده ای نخواهد داشت(1) .

تعریف «نظارت »

«نظارت » فعالیتی است که «بایدها» را با «هست ها»،«مطلوب ها» را با «موجودها» و «پیش بینی ها» را با«عملکردها» مقایسه می کند و نتیجه این مقایسه، تصویر روشنی ازتشابه یا تمایز بین این دو گروه از عوامل خواهد بود که در اختیارمدیران سازمان ها قرار می گیرد تعاریف گوناگونی از نظارت و کنترل ارائه شده است که در همه آن ها یک نقطه اشتراک وجود دارد و آن این که نظارت عبارت است از مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد.

عده ای از نویسندگان مدیریت، «نظارت » را چنین تعریف می کنند:

«نظارت عبارت است از سنجش و اصلاح عملکرد برای به دست آوردن این اطمینان که هدف های سازمان و طرح های اجرایی آن با کامیابی به انجام رسیده است » (2) .

فرایند نظارت

فرایند نظارت و کنترل دارای چهار مرحله اساسی است:

1- تعیین استانداردها و معیارهایی برای اندازه گیری

2 -اندازه گیری عملیات و عملکرد

3 -مقایسه عملکرد با استانداردها

4 -اقدامات اصلاحی

اقدامات چهارگانه مزبور در مورد نظارت، در نمودار ذیل نشان داده شده است: (3) .

1 تعیین استانداردها و معیارهایی برای اندازه گیری(4) تعیین استاندارد که برای موفقیت و کارایی یک نظام نظارتی لازم است عبارت است از بیان هدف های سازمان در قالب نتایج قابل اندازه گیری ودقیق.

در تعیین استاندارد و معیار، تاکید اصلی بر این است که اهداف سازمان به صورت کمی و قابل سنجش بیان شوند; چراکه اهدافی که به صورت کیفی بیان گردند، قابل اندازه گیری و سنجش نخواهند بود و این،نظارت را با مشکل مواجه خواهد کرد.

لذا، اهداف کیفی و کلی را باید به صورت هدف های ریز و کوچک و به صورت اعداد و ارقام ذکر کرد تا هنگام نظارت بتوان آن ها را موردارزیابی و سنجش قرار داد.

در یک تقسیم بندی کلی، می توان استانداردها را به دو نوع عمده تقسیم کرد:

1- استانداردهای کمی:

استانداردهای هزینه، درآمد سرمایه، و برنامه از این قبیل است.

2- استانداردهای کیفی: این نوع از استانداردها بر کیفیت تولیدات یا خدمات نظر دارند و مطلوبیت آن ها را تعیین می کنند.

در یک تقسیم بندی دیگر، استانداردها را بر اساس نحوه به دست آمدنشان، در چند گروه طبقه بندی می کنند: (5) 1 -استانداردهای تاریخی: (6) این نوع استانداردها براساس تجربیات و اطلاعات گذشته به دست آمده وبه همین دلیل، استانداردهای تاریخی نام دارند.

2- استانداردهای تطبیقی یا خارجی(7) این نوع استانداردها از سایرسازمان ها و واحدهای مشابه اقتباس می شوند.

2- اندازه گیری عملکرد و عملیات(8) یکی از مراحل مهم و اساسی در فرایند نظارت، تهیه و جمع آوری اطلاعات لازم در مورد عملکرد و عملیات است.

یک نظام نظارتی بدون در اختیار داشتن اطلاعات کافی، صحیح و به موقع نمی تواند نقش مؤثری ایفا کند.

بنابراین، طراحی یک شبکه اطلاعاتی که قادر باشد برای مسوولان اطلاعات لازم را فراهم سازد و به موقع در اختیار آنان قرار دهد، در نظارت حیاتی و ضروری است.

و از آن جا که نظارت دایمی و مستمر بر عملکرد افراد و یا فرایندکارها، به دلایل متعدد از جمله هزینه و وقت زیاد، امکان ندارد، لازم است که در جمع آوری اطلاعات به نقاط مهم و حساس توجه بیش تر داشته باشیم و اطلاعات مربوط به آن ها را جمع آوری نماییم; چراکه این کارموجب به دست آوردن نتایج بیش تر با هزینه و وقت کم تر می شود.

یکی از مسائل اساسی که در نظام های نظارتی نقش مهمی دارد و درنظام های اطلاعاتی مدیریت مورد بحث و توجه قرار می گیرد، وجود اطلاعات مناسب است; چراکه اطلاعات اضافی و زاید به همان اندازه مشکل آفرین است که اطلاعات ناقص مساله ساز می باشند.

مدیران گاهی به دلیل اطلاعات بیش از حدی که به دست آن ها می رسد و یابه دلیل آن که این اطلاعات بر حسب نیازها درجه بندی نشده اند، اگر همه وقت خود را نیز صرف مطالعه آن ها نمایند باز هم با کمبود وقت مواجه خواهند شد.

شبکه اطلاعاتی باید طوری طراحی و تنظیم شود که اطلاعات لازم را دراختیار مسوولان قرار دهد، اما از دادن اطلاعات اضافی و زاید بپرهیزدپس در این مرحله، دو نکته اساسی وجود دارد: یکی این که نظارت درکجا باشد و دوم این که این اطلاعات به دست آمده به چه اندازه باشدمقایسه اطلاعات با استانداردها(9) مرحله سوم در فرایند نظارت این است که اطلاعات مربوط به عملکردواقعی و عملیات انجام شده را با استانداردها و معیارها مقایسه وتطبیق کنیم.

مقایسه اطلاعات واقعی با شاخص ها و استانداردها باید به گونه ای باشدکه هم قابل فهم باشد و هم امکان تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی راممکن سازد.

در ارائه اطلاعات و مقایسه آن با استانداردها، بهتر است ازجدول هایی استفاده شود که مقایسه آن ها برای مسوولان و مدیران آسان باشد و گزارش ها در این مورد به گونه ای تهیه شود که مطالعه آن ها وتجزیه و تحلیلشان کار دشواری نباشد.

در صورتی که ارقامی که باید مقایسه شوند، زیاد باشد و به شکل منظم میزان انحراف از معیارها را نشان دهند، بهتر است از رایانه نیزاستفاده شود.

اقدامات اصلاحی

پس از این که میان عملکرد یا عملیات واقعی و استانداردها مقایسه وتطبیق انجام شد، در صورتی که نتیجه حاصل از مقایسه حاکی از آن باشد که پیش بینی ها به درستی عمل شده و عملکرد با استاندارد مطابقت دارد، در آن صورت، هیچ اقدامی لازم نیست.

اما اگر نتیجه مقایسه حاکی از وجود انحرافات و مغایرت هایی میان عملکرد واقعی و استاندارد باشد، باید علت یا علت های این مساله راجست وجو کرده و در جهت رفع آن ها و انجام اقدامات اصلاحی اقدام کردالبته هدف اصلی یک نظام مؤثر نظارتی این است که با نظارت دقیق برکارها بتواند از هرگونه اشتباه و انحراف جلوگیری کند و عملکرد وعملیات را با برنامه های پیش بینی شده و اهداف مورد نظر تطبیق نمایدولی احتمال این که عملکرد واقعی یا عملیات انجام شده کاملا بااستانداردها و برنامه ها منطبق باشد و دارای هیچ گونه انحراف یاتغییری نسبت به پیش بینی های انجام شده نباشد بسیار کم است.

لذا، اگر اقدامات اصلاحی انجام نشود نظام نظارتی ناقص و بی نتیجه خواهد بود و هیچ گونه آثار مثبتی در پی نخواهد داشت.

ذکر این نکته نیز لازم است که اگر اختلاف بین نتایج به دست آمده وپیش بینی های برنامه زیاد باشد، بهتر است خود برنامه و هدف های آن نیز مورد تجدید نظر قرار گیرد; زیرا یا توجه لازم و مناسب به منابع و امکانات موجود نشده و یا این که پیش بینی ها و جهت گیری برنامه ریزی اشتباه بوده است که در هر دو صورت، انجام اقدامات اصلاحی و تصحیح انحرافات، لازم و ضروری است.

ویژگی های نظارت مؤثر

1- دقت:

یکی از ضرورت ها در مؤثر بودن نظام نظارتی، دقت آن است;یعنی: بایداطلاعات به دست آمده کاملا دقیق باشند.

2- به موقع بودن:

نظارت باید به موقع صورت گیرد و گزارش آن بایدهرچه سریع تر دراختیار مدیران قرار گیرد تا اقدامات اصلاحی را در صورت نیازانجام دهند.

3- مبتنی بر هدف و برنامه بودن:

نظارت مؤثر، نظارتی است که مبتنی بر هدف و برنامه مشخصی باشد.

4- تاکید بر نقاط راهبردی: از آن جا که نظارت بر تمام کارها وعملیات ممکن نیست و چنین کاری ضرورتی هم ندارد، نظارت باید توجه اصلی خود را بر نقاط حساس و راهبردی معطوف دارد.

منظور از نقاط حساس و راهبردی نقاطی است که انحراف و اشتباه درآن ها موجب صدماتی سنگین می شود. بنابراین، نظارت بر آن ها موجب کارایی بیش تر می شود.

5- انعطاف پذیری:

از آن جایی که بیش تر سازمان ها در محیطی پویا ومتحول کار می کنند، یک نظام نظارتی خشک و غیر منعطف با آن ها مناسبت ندارد و نظام نظارتی باید به گونه ای باشد که بتواند خود ار با تغییرات و تحولات محیطی منطبق کند.

6- مقرون به صرفه بودن:

نظارت مستلزم صرف هزینه و زمان است بنابراین، هزینه اجرای نظارت باید کم تر از فواید حاصل از نظام نظارتی باشد.

7- تناسب با مقتضیات:

نظام نظارتی سازمان باید طوری طراحی و اجراشود که با کارها،عملیات و پست های گوناگون تناسب داشته باشد; چرا که هر کاری و هرپستی در سازمان نظارت خاصی را می طلبد و نظام نظارت در صورتی مؤثرخواهد بود که به این اصل مهم توجه داشته باشد

8- مقبولیت داشتن:

نظارت های شدید و خشک موجب ایجاد روحیه مقاومت در کارکنان شده، به تضعیف روحیه و کاهش بازدهی منجر می شود بنابراین، برای ایجاد یک نظام نظارتی مؤثر و کارا، رعایت نکات ذیل ضروری است:

الف- حمایت مدیران عالی سازمان

ب -اطلاع و اشتراک تمامی مدیران

ج- توجیه تمامی کارکنان

د- ایجاد ارتباطات مناسب

9- توجه به اهداف سازمان:

هدف نهایی از نظارت، رسیدن به هدف های سازمان است.

جمع آوری اطلاعات، تعیین استانداردها و...، همه ابزاری هستند برای دستیابی به هدف های اصلی سازمان.

نظارت;سنت ثابت الهی

یکی از سنت های ثابت الهی، نظارت کامل، دقیق و مداوم بر اعمال ونیات انسان ها و بازرسی و ارزیابی آن هاست خداوند متعال در این دنیا، دقیقا بر تمام اعمال، گفتار و نیات انسان ها نظارت دارد و برمبنای همین نظارت دقیق و کامل است که در روز قیامت، همه کارهای انسان را مورد ارزیابی و سنجش قرار می دهد و پاداش یا کیفر مناسب را برای هر یک از آن ها تعیین می کند. خداوند سبحان، در قرآن کریم بارها در آیات متعدد، مساله نظارت و بازرسی اعمال بندگانش رامطرح کرده و خود را شاهد و ناظر کارهای بندگان خود معرفی می نماید:

«و قل اعملوا فسیری الله عملکم و رسوله والمومنون و ستردون الی عالم الغیب و الشهاده فینبئکم بما کنتم تعملون » (توبه:105); (ای پیامبر)، بگو عمل کنید، خداوند و رسول خدا و مومنان اعمال شما رامی بینند و به زودی به سوی کسی باز می گردید که پنهان و آشکار رامی داند و شما را به آنچه عمل می کردید خبر می دهد همچنان که از این آیه شریفه استفاده می شود و در آیات دیگر قرآن و روایات معصومان علیهم السلام بیان شده است، خداوند متعال علاوه بر این که تمام کارهای انسان ها را می بیند و آن ها را به دقت زیر نظر دارد،افکار و نیات انسان ها نیز تحت نظارت کامل و دقیق الهی است. بااندک تاءملی در آیات قرآن کریم و روایاتی که از پیامبر(ص) و ائمه هدی علیهم السلام رسیده، چنین برداشت می شود که شش گروه، کار نظارت بر اعمال و افکار و نیات انسان ها را بر عهده دارند:

1- خداوند سبحان:

پیش از همه و برتر و بالاتر از همه، ذات پاک خداوند بر اعمال ورفتار و نیات بندگانش نظارت می نماید و در قرآن کریم در این باره می فرماید: «و ما تکون فی شان و ما تتلوا منه من قرآن و لا تعملون من عمل الا کنا علیکم شهودا اذ تفیضون فیه.. .» (یونس: 61); در هرحال که باشی و هر آیه ای از قرآن که بخوانی و هر کاری را انجام دهید، ما شاهد و ناظر بر شما هستیم، هنگامی که در آن کار واردمی شوید. پس نخستین ناظر بر اعمال انسان، خود خداوند متعال است حضرت امام خمینی(ره) نیز فرمودند: «عالم محضر خداست در محضر خدامعصیت نکنید

واقعیت این است که اگر انسان این حقیقت را همیشه نصب العین خودقرار دهد و خداوند متعال را همواره شاهد و ناظر بر کارهای خودبداند و به عبارت دیگر، خود را همواره در محضر خدا ببیند، ازهرگونه لغزش و خطا و خیانت مصون خواهد ماند پر واضح است که نظارت و شهادت خدای متعال، برای همه چیز و همه کس کافی است و ضرورتی به وجود ناظران دیگر احساس نمی شود، اما لطف خداوند و عدالت او ایجاب می کند که ناظران و شاهدان دیگری نیز برای نظارت بر کارهای انسان هامعین نماید

2- پیامبران و امامان علیهم السلام قرآن کریم در این باره می فرماید:«فکیف اذا جئنا من کل امه بشهید و جئنا بک علی هولاءشهیدا» (نساء: 41); چگونه خواهد بود آن روز که از هر امتی گواهی می آوریم و تو (پیامبر خاتم) را گواه بر این امت (اسلام) قرارمی دهیم. خداوند متعال در این آیه می فرماید که پیامبر گرامی اسلام(ص) در روز قیامت، بر امت خود گواهی خواهد داد و روشن است که گواهی آن روز، بدون وجود نظارت در این دنیا، درست نخواهد بود.

لذا، پیامبرص در این دنیا ناظر بر اعمال امت خود می باشددر ذیل این آیه شریفه، امام صادق(ع) می فرماید: «این آیه درباره امت محمدص نازل شده که در هر قرنی برای آن ها، امامی از ما خواهدبود گواه بر آنان و محمدص گواه بر همه ماست » (10) .

3- فرشتگان:

علاوه بر نظارت خداوند متعال و پیامبران و امامان علیهم السلام عده ای از فرشتگان نیز مامور نظارت بر اعمال و رفتار و نیات انسان ها می باشند.

قرآن کریم در این باره می فرماید:«و جاءت کل نفس معها سائق وشهید» «ق: 21) ; در آن روز (قیامت)، هر انسانی وارد صحنه محشرمی شود، در حالی که فرشته ای با اوست که او را به سوی حساب سوق می دهد و شاهدی از فرشتگان است که بر اعمال او شهادت می دهد.

4- اعضای بدن انسان:

همه اعضای بدن انسان، شاهد و ناظر اعمال اومی باشند، اما در قرآن کریم به نظارت و گواهی چند تا از آن ها تصریح شده است.

از جمله آن ها می توان به زبان، دست، پا، چشم و گوش اشاره کردآیه 24 سوره مبارکه نور می فرماید:«یوم تشهد علیهم السنتهم وایدیهم و ارجلهم بما کانوا یعملون »; روزی که زبان و دست و پای آنان، به آنچه انجام داده اند شهادت خواهد داد.

5- زمان:

زمان نیز که یکی از مخلوقات الهی است که به اذن خداوندمتعال، دراین دنیا بر اعمال و رفتار انسان ها نظارت داردو در قیامت گواهی وشهادت خواهد داد. حضرت امیرالمؤمنین، علی(ع) می فرماید: «هیچ روزی بر فرزند آدم نمی گذرد، مگر این که به او می گوید: ای فرزند آدم، من روز تازه ای هستم و بر تو گواه هستم.

در من سخن نیکو و خوب بگو و کار نیک انجام بده تادر قیامت به نفع تو گواهی دهم (11)

6- زمین:

زمینی که زیر پای ما قرار دارد و ما همواره میهمان آن هستم و ازما با انواع نعمت ها و برکاتش پذیرایی می کند مراقب و ناظر اعمال ورفتار ماست و در روز قیامت آن ها را بازگو خواهد کرد خداوند متعال در این مورد می فرماید:«اذا زلزلت الارض زلزالها و اخرجت الارض اثقالها و قال الانسان مالها یومئذ تحدث اخبارها» (زلزال: 1 5);هنگامی که زمین شدیدا به لرزه درآید و زمین بارهای سنگینش را خارج سازد و انسان می گوید زمین را چه می شود (که این گونه می لرزد) در آن روز، زمین تمام خبرهای خود را بازگو می کند. از این آیات استفاده می شود که زمین در قیامت اخبار خود را بازگو خواهد کرد و این یقینامسبوق به نظارتی است که دراین دنیا بر اعمال انسان ها دارد.

اهدف از نظارت الهی

هدف از این نظارت دقیق، گسترده و کامل و وجود این همه ناظر و شاهدبر اعمال و رفتار و نیات انسان ها، این است که انسان، خود راهمواره در محضر خدا و سایر ناظران احساس کند و آن ها را شاهد وناظر اعمال خود ببیند تا کم تر به سوی نافرمانی خدا و زیر پاگذاشتن قوانین و مقررات الهی کشیده شود.

حال این سؤال مطرح می شود که چرا علی رغم این گونه اعتقادات،نافرمانی و سرپیچی از دستورات و قوانین الهی وجود دارد؟در جواب،باید گفت که این به دلیل عدم توجه کامل و غفلت انسان ها از این نکته مهم اعتقادی است، و گرنه انسانی که خود را همیشه در محضر خداو پیامبر و دیگر ناظران ببیند و آن ها را شاهد و ناظر بر کارهای خود بداند، به هیچ وجه، جرات معصیت به خود نمی دهد و نافرمانی حق نمی کند.

ارزیابی و سنجش اعمال

خداوند متعال تنها به نظارت صرف بر اعمال بندگانش اکتفا نمی کند،بلکه پس از نظارت و بررسی دقیق بر کارهای بندگان، اعمال و رفتارآن ها را مورد ارزیابی و سنجش قرار می دهد و بر اساس همین ارزیابی وسنجش نتایج به دست آمده از آن، پاداش ها یا مجازات هایی به تناسب،در نظر می گیرد.

در آیات و روایات بسیاری سخن از «وزن » و «موازین » آمده و گفته شده است که روز قیامت، میزان های عدل برپا می گردد و کارهای خوب وبد مردم را می سنجند.

آن گاه کسانی که کارهای مثبت و خوبی داشته باشند به پاداش الهی نایل می شوند و کسانی که کارهای بد و ضعیفی داشته باشند، مجازات کارهای خود را می چشند.

خداوند سبحان در آیه 47 سوره مبارکه انبیاء چنین می فرماید: «ونضع الموازین القسط لیوم القیامه فلا تظلم نفس شیئا و ان کان مثقال حبه من خردل اتینا بها و کفی بنا حاسبین »; ما تروازوهای عدل رادر روز قیامت نصب می کنیم.

به هیچ کس کم ترین سمتی نمی شود و اگر به مقدار سنگینی یک دانه خردل(کار نیک یا بدی باشد) ما آن را حاضر می کنیم و کافی است که ماحساب کننده باشیم.

روز قیامت، که در قرآن از آن به عنوان روز جزا نیز تعبیر شده است،روز برقراری میزان اعمال و بررسی و ارزیابی اعمال و رفتار و نیات خوب و بد مردم می باشد.

با توجه به بعضی از آیات، چنین استنباط می شود که نخستین واساسی ترین مساله در قیامت، همان سنجش و ارزیابی اعمال انسان هاست،چنان که خداوند متعال می فرماید: «سنفرغ لکم ایها الثقلان »(الرحمن:); ای انس و جن، به زودی به حساب شما رسیدگی خواهیم کرد.

پس اولین مساله در قیامت، رسیدگی به اعمال نیک و بد انس و جن وبررسی و ارزیابی آن هاست و بدین وسیله است که مقدار تکامل و کرامت وشرافت انسان ها معلوم خواهد شد.

در روایتی از امام جعفر صادق ع چنین نقل شده است: بین سلمان فارسی;و مردی خصومت و دعوایی شد.

آن مرد (با تمسخر) به سلمان گفت: تو چه کسی و چه چیزی هستی؟

سلمان; گفت: آغاز وجود من وتو نطفه ای آلوده و آخر من و تو مرداری گندیده است پس وقتی روز قیامت بر پا شود و میزان های سنجش اعمال نصب گردند، هر کس که میزان های عملش سنگین باشد، کریم است و هر کس که میزان های عملش سبک باشد، پست و لئیم(12)

مراحل نظارت و ارزیابی

در علم مدیریت، گفته می شود که در یک نظام نظارت و ارزیابی درست وموفق، باید مراحل ذیل طی شود:

الف- تعیین نتایج مورد انتظار یا بایدها

ب -تعیین الگوهای مطلوب

ج- تعیین نحوه جمع آوری اطلاعات (طراحی شبکه اطلاعاتی)

د- ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری

این مراحل، در ارزیابی و نظارت الهی نیز مشهود است و نظارت دقیق وعادلانه خداوند متعال بر اعمال و نیات انسان ها با پیمودن دقیق وجدی این مراحل، انجام می شود:

مرحله اول

تعیین نتایج مورد انتظار (بایدها) خداوند متعال با فرستادن هزاران پیامبر: و

/ 0 نظر / 174 بازدید