سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی

سیستم اطلاعات منابع انسانی

ارایه کننده :نورالدین رمضانی

دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت شهری

دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم وتحقیقات نیم سال دوم 90-89

 

بخشهای منابع انسانی نیازمند اطلاعات جامعی است . چگونگی همکاری در اداره کارگزینی به طور عمده به چگونگی اطلاعاتی که در آن نگهداری میشود بستگی دارد. بسیاری از فعالیتهای کاکنان و تلاش افراد حرفه ای به دستیابی و تصیح پایگاه داده ها اختصاص داده می شود.

 

مقتضیات اطلاعاتی شامل موارد زیر است :

 

الف ) وظایف و مسئولیتهای هر شغل در سازمان

ب) مهارتهای کارمندان

پ) توان تولید متداول

ج ) شناسائی  نیازهای آموزشی

فراگیری ، ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات برای مدیریت چالش چشم گیری محسوب می شود با این حال هنگامی که پایگاه داده به وجود می آید ، نگهداری از آن آسان تر می شود ، زیرا امنیت داده به وجود آمده و امور شخصی کارکنان محفوظ نگه داشته             می شود .

سیستم اطلاعاتی منبع انسانی (HRIS ) روشی نظام مند است که در آن داده ها و اطلاعات مربوط به کارکنان نگهداری می شود تا برنامه ریزی و تصمیم گیری ، تفویض بازده ها و گزارشات آژانس های خارجی کمک می کند .

برای کنترل داخلی ، بازخوردها و فعالیتهای صحیح و برای وظیفه قانونی به اطلاعات نیازمندی بیشتری احساس می شود .

 

 

(HRIS ) اساسا برای چهار هدف زیر به کار برده می شوند :

الف ) نگهداری اطلاعات و داده های هر یک از کارکنان برای بهره برداری  در آینده .

ب) فراهم آوردن پایگاهی برای برنامه ریزی ، سازماندهی ، تصمیم گیری ، کنترل و دیگر عملکردهای نیروی انسانی .

پ) جلسه تعاملی روزانه مانند انجام حضور و غیاب – بازدید واخذ گزارش

د) فراهم کردن داده و تفویض بازده به دولت و دیگر آژانس های قانونی .

در ابتدا ، بخشهای HR ، سخت افزار و فایلها را با بخشهای دیگر تقسیم میکرد . بعدها شرکتها شروع کردند تا سیستمهای اطلاعاتی را که منحصرا به کار برد منابع انسانی اختصاص داده می شد ، گسترش دهند ، این سیستمهای اطلاعاتی را که منحصرا به کاربرد منابع انسانی اختصاص داده می شد ، گسترش دهند این سیستمهابه سیستم  منابع انسانی شهرت یافت .

برای سیستم اطلاعاتی نیروی انسانی ، یک پایگاه داده در نظر گرفته می شود که شامل کاکنان و گزارشات است .

دستیابی به پایگاه داده میتواند به صورت دسته ای یا از طریق مذاکرات داخل خط به صورت پرسشهای غیر رسمی که نویسنده  گزارش متقاعد شده است ، صورت پذیرد . تعداد گزارشات استاندارد مانند تجزیه سنی ، گزارشات حضور وغیاب ، گزارشات بازبینی در آمد و بیوگرافی مختصر کارکنان می تواند برای سهولت عملکرد و توضیح داده شده در بیوگرافی  مورد استفاده قرار گیرد .

 

تقاضا

 

درزیر برخی از تقاضا یی که باید به کامپیوتر داده شود و نوع اطلاعاتی که می توان آنها را مثبت و ذخیره کرد ، توضیح داده می شود .

سرپرستی کارکنان :

شامل اطلاعاتی درباره هر یک از کارکنان است از قبیل : نام ، آدرس، تاریخ تولد ، تاریخ استخدام در  سازمان و اطلاعاتی درباره خویشاوندان نزدیک و خانواده کارکنان . قابلیت موجود به کاربر این امکان را می دهد تا تعدادی از آدرسهای ثبت شده را نگهداری کند ، مانند آدرس ثابت منزل ، آدرس پستی محلی و آدرس خویشاوندان نزدیک

اداره در آمد :

یکی از عملکرد های مهم بخش منبع انسانی ، روند بررسی در آمداست . یک سیستم خوب اطلاعات انسانی باید قادر باشد تحلیل " چه می شود؟ " را اجرا کند . افزایشهای پیشنهادی را در یک گزارش مناسب برای توزیع در بخشهای مختلف ارائه دهد . این گزارش باید شامل جزئیات در آمد کنونی ، آخرین افزایش ، و افزایش پیشنهادی باشد باید تازه ترین اطلاعات جهانی را که در  کمترین مداخله را در روند سازمانی دارد ، در برگیرد تا بر افزایش حقوق کارکنان تاثیر گذارد .

ثبت خروج و غیاب :

.یک شرط ضروری فراهم آوردن سیستم (HRIS ) ، وجود یک شیوه کنترلی صحیح و جامع برای غیاب و خروج کارکنان است . یک جنبه بنیادین مدیریت خروج این است که باید برای هر یک از کارکنان تاریخچه ای کامل از خروج ، نگهداری کند با توانایی افزایش استحقاق بر اساس قوانین خروج هریک از کارکنان می توانند با یک کارت شناسایی که داری کد شناسه است ، خارج شوند . این کارت شناسایی ورود و خروج کارمندان به ماشین کارت خوان داده می شود و تنظیم وقت به سیستم وارد یا از آن خارج می شود . این روش از تلاش برای ثبت تاریخ دستی و امکان کمترین اشتباه و تخلف در محاسبه کردن حقوقهای کارکنان ، جلوگیری می کند .

 

 

فهرست مهارت :

سیستم اطلاعاتی منبع انسانی مهارتهای بدست آمده را ثبت می کند و یک پایگاه داده مهارتی را هم در سطح کارکنان و هم در سطح سازمانی در نظر می گیرد . این موضوع باعث           می شود تا فرصتی برای شناسایی کارکنان  با مهارتهای لازم برای پست یا شغل خاص   فراهم آید.

تاریخچه پزشکی :

از دیگر کاربردهای(HRIS ) این است که اطلاعات سلامت شغلی لازم را برای اهدافایمنی نعتی ، مونیتور کردن تصادف ، نشان دادن مواد پر مخاطره پبت می کند .

برای مثال صدمه شنوایی در یک محیط کاری ممکن است مونیتور شده باشد و نتایج در(HRIS ) ثبت شود .

این گزارشات معاینات پزشکی ادواری احتمالا نگهداری می شوند .

ارزیابی عملکرد :

این سیستم باید اطلاعات راجع به ارزیابی عملکرد ، امکان بالقوه برای ترفیع و اطلاعات دیگر برای تشکیل شرح جامعی از هر یک از کارکنان .

آموزش و پیشرفت :

در این سیستم باید آموزش و نیازهای پیشرفت یک کارمند در نظر گرفته شود با توانایی ثبت و تحقیق راجع به دوره تمام شده و آنهایی که دردست اقدام است و هررشته طراحی شده دیگر . این سیستم همچنیین برای ثبت جزئیات آموزشهای داده شده به هر یک از کارکنان ، مورد استفاده قرار می گیرد .

برنامه ریزی منبع انسانی . یک سازمان اشخاص را استخدام می کند تا یک پست پر شود و اطمینان حاصل کند که عملکردش به طور موثر و از طریق محدودیت هزینه پیش برده می شود . بنابراین اساسی ترین جنبه سیتم اطلاعاتی منبع انسانی ، ثبت جزئیات سازمانی درچهارچوب پستها است . یک سیستم اطلاعاتی منابع انسانی می تواند کارکنان را به جایگاه شغلی مناسب مرتبط کند و فعالیتهایشان را در نظر بگیرد تئوری موجود به کاربر این امکان را میدهد که از طریق شناسایی پستهای خالی و استخدام کارکنان ، یا از گزارشات استفاده کند یا از پرسشنامه های درون خطی یک مسیر پیشرفت معقول و قدمهای لازم برای توسعه ، می تواند بعد از اینکه پیشرفت افراد مونیتور شد ، توسط  (HRIS ) تشخیص داده شود .

استخدام :

یک عملکرد ضروری در  هر اداره کارگزینی ، استخدام است . با ثبت جزئیات فعالیت مربوط به استخدام مانند هزینه و روش استخدام و زمان صرف شده برای اشتغال پست     می تواند تصویری از هزینه استخدام در چهارچوب زمان ارائه دهد .

برنامه ریزی شغلی :

(HRIS ) می تواند جابه جایی های شغلی پروژه ای را ثبت کند . این سیستم باید بتواند با فراهم آوردن برنامه های موفق ، تشخیص دهد که کدام کارمند برای کدام شغل در نظر گرفته شده است .

مذاکره جمعی یک ترمینال کامپیوتری می تواند در اتاق کنفرانس نصب و به پایگاه داده اصلی وصل شود . اینگونه مذاکرات بی رنگ با فراهم آوردن داده های به روز ، به سرعت صورت می پذیرد و همچنین تجزیه what if) ) را آسان می کند . بدین طریق ، وسایلی برای مذاکرات بر اساس حقایق و ارقام فراهم می شود نه بر اساس احساسات و پندار . این سیستم همچنین می تواند از طریق خطوط تلفن و مدم ها برای همه کارکنان ساخته شود .

قابلیتهای لازم یک سیسیتم (HRIS ) :

هر سیستم (HRIS ) سه جزء تشکیل دهنده اصلی دارد : ورودی ها ، حفاظت داده ها و خروجی ها . این اجزاء در پارگراف های زیر شرح داده شده اند .

 

عملکرد ورودی

 

عملکرد وروی اینگونه عمل میکند که قابلیتهای لازم را برای وارد شدن به سیستم اطلاعاتی منابع انسانی فراهم می آورد پروسه و فرایند های لازم برای جمع آوری داده یکی از اولین چیزهایی هستند که باید در ابتدا ایجاد شوند ، به عبارت دیگر کجا ، کی و چگونه داده جمع آوری شده است ؟ پس از جمع آوری و رمز گذاری داده ها وارد سیستم می شود . هنگامی که داده ها تغذیه می شوند ، باید از صحت آنها مطمئن شد . ممکن است از فهرست های معتبر سازی استفاده کرد تا پذیرش داده تعیین گردد این سیستم باید قابلیت به آسانی به روز شدن و تغییر فهرست معتبر سازی را داشته باشد . اجزاء گوناگون عملکرد ورودی در نمودار 1-4 . نشان داده شده است .

 

عملکرد حفاظت داده

 

نقش حفاظت داده مسئول به روز کردن واقعی داده نگهداری شده در ابزار ذخیره سازی است . اگر در منبع اطلاعاتی انسانی تغییراتی روی دهد ، باید این سیستم را هم در بر بگیرد هنگامی که داده جدیدی وارد سیستم میشود بهتر است که داده قدیمی برای آیندگان محفوظ نگهداشته شود .

 

عملکرد خروجی

 

یکی از معروفترین عملکردهای (HRIS ) ، عملکرد خروجی است ، زیرا تعداد کثیری از کاربرهای (HRIS ) در جمع آوری ، ویراستاری و به روز شدن داده ، درگیر نیستند، ولی به اطلاعات و گزارشات تولیدی توسط سیستم مربوط می باشند . اغلب گزارشات منبع انسانی ، شامل انتخاب بخشی از یک جمعیت کلی برای ارزیابی ، انجام برخی محاسبات ، استفاده از جمعیت و فراهم نمودن یک گزارش شامل اطلاعات ویژه در خصوص جمعیت انتخابی و نتایج محاسبات است ضروریات عملکرد خروجی ، فاکتورهای مهمی هستند که بر نوع به خصوصی از  نرم افزار مورد استفاده تاثیر می گذارد .

 

عملکردهای سیستم

 

عملکردهای سیستم زیردرهر(HRIS ) کامپیوتری الزامی است:

الف ) در یک محیط شبکه ای کامپیوتر شخصی (pc ) برای یک تعداد کاربر نا محدود باید گروه های امنیتی بالقوه مختلفی وجود داشته باشد . با این حال ، امنیت یک سیستم اطلاعاتی منبع انسانی حیاتی است . کاربر درجه یک باید دسترسی به نرم افزار و بخشهای مختلف پایگاه داده را کنترل کند . کارمندی که قصد ترک محیط را دارد باید بتواند به روش پرس وجو ، دسترسی به خارج شدن از داده را داشته باشد ، جایی که به مدیر کارکنان صلاحیت داده شده تا تمامی ثبت های موجود در پایگاه داده را حذف کند تغییرات داره حقوق پرداختی در یک محیط منبع انسانی باید با جزئیات گزارش شود .

ب ) پرسشهای موقتی کاربر باید دردسترس باشد تا داده را از پایگاه داده فرمت را انتخاب کند . یکی از نقائص سیستم مدیریتی پایگاه داده این است که سهولت پرسش تنها باید توسط شخصی که دانش مفصلی از ساختار پایگاه داده و زبان پرسش دارد ، ایجاد کند . این شیوه قابل قبول نیست . یک سیستم اطلاعاتی منبع انسانی باید بتواند به کاربران سهولت در پرسش رابدهد . امکانات دیگر عبارتند از : قدرت انتخاب برای بیرون دادن داده دریک ترمینال یا ایجاد رمز استاندارد آمریکایی (ASCIR ) برای جابجایی اطلاعات که داده را به سیستمهای دیگر سورت می کند.

پ ) یک سیستم اطلاعاتی منبع انسانی باید بخشی از سیستم اطلاعات مدیریتی (MIS )است . در حالیکه میانجی هایی برای زیر نظامهای دیگر است . نمونه بارز زیر نظامهایی که با داده منبع انسانی رابط متقابل دارند شامل کنترل و برنامه ریزی تولیدی، برآورد قیمت و برنامه ریزی دسته جمعی هستند .

 

مراحل لازم برای اجرای (HRIS ) آمده است :

آغاز کار ایده :ایده باید از جایی آغاز شود . مبتکر باید گزارش مقدماتی را توجیه (HRIS ) تهیه کند . مهمترین مرحله در این بخش این است که مبتکران باید با مثال به روشنی توضیح دهد که چگونه یک سیستم (HRIS ) می تواند در تصمیم گیری های ویژه به مدیریت کمک کند .

امکان مطالعه :

 سیستم کنونی باید مورد مطالعه قرار گیرد تا محیطهای مشکل دار و حتما مزیت (HRIS ) مشخص شود . این مرحله باید تجزیه (HRIS ) را در چهارچوب کار و اطلاعات ، همچنین پس انداز غیر عینیمانند افزایش صحت و اشتتباهات کمتر به مرحله اجرا در آورد .

انتخاب یک تیم پروژه ای :

هنگامی که امکان مطالعه محقق شده است و منابع تخصصیص داده شده اند یک تیم پروژه ای باید انتخاب شود این تیم پروژه ای باید یک نماینده منابع انسانی داشته باشد که درباره عملکردهای سازمانی منابع انسانی و خود سازمان با معلومات باشد همچنین باید یک نماینده از سیستم مدیریتی اطلاع داشته باشد . در حالی که پروژه در حال پیش روی است که  لازم است اشخاص بیشتری  بخش منبع انسانی به آن ملحق شوند .

-        تعیین لوازم : گزارشی از لوازم مورد نیاز دقیقا  تعیین میکند که سیستم به چیزی احتیاج دارد بخش بزرگی از گزارش لوازم به طور معمول به جزئیات گزارشاتی که تهیه شده است مربوط می شود هدف این است که اطمینان حاصل شود هیئت اعزامی (HRIS ) به طور صحیح با نیازهای مدیریتی  (HRIS ) هماهنگ است .

-        بررسی فروشنده : هدف در این مرحله این است که تعیین شود چه سخت افزار و نرم افزاری در دسترس است تا بتواند نیازهای سازمان را با حداقل قیمت برآورد کند . این وظیفه مشکلی است .مذاکراتی با فروشندگان مختلف باید صورت پذیرد تا معلوم شود(HRIS ) آنها می تواند نیازهای سازمان را برآورده کند؟.

-        قرارداد مذاکرات : در مذاکرات ، قیمت ، تحویل مسئولیتهای فروشندگان ، نگهداری سرویس ، آموزش به کارکنان سازمان و دیگر چیزها قید می شود .

-        آموزش : در ابتدا اعضای پروژه آموزش میبینند که چگونه از سیستم استفاده کنند و سپس اعضای آموزش دیده به همه کاربرها از بخشهای دیگر آموزش می دهند .

-        اصلاح کردن سیستم : این مرحله شامل تغییراتی است که در سیستم  صورت می پذیرد و با نیازهای سازمانی مناسب باشد .

-        جمع آوری داده . داده جمع آوری شده وارد سیستم  شود

-        آزمایش سیستم :هدف از آموزش سیستم اثبات خروجی (HRIS ) است و اطمینان از این که آنچه قرار بوده انجام شود ، صورت گرفته است . همه ی گزارشات باید به طور دقیقی بررسی شود .

-        به موازات وارد عمل شدن . تنها به خاطر مسائل امنیتی سیستم جدید با نوع قدیم آن به موازات هم وارد عمل میشوند تا زمانی که سیستم جدید راه اندازی شود و مردم از عملکرد آن اطمینان حاصل کنند .

-        حفاظت: به طور معمول چند ماهی برای اشخاص (HRIS ) وقت لازم است (HRIS ) آشنا شوند .

-        حسابرسی : بعد از یک سال یا بیشتر تیم پروژه باید از اجرای  (HRIS ) حسابرسی به عمل آورند و اگر لازم باشد ، عملیات تصحیح بای صورت پذیرد .

مزیت ها:

 در زیر مزیتهای  این سیستم را می خوانید :

-        سرعت بالای بازیابی و پیشروی داده .

-        کاهش در نسخه برداری و کاهش هزینه .

-        آسان شدن طبقه بندی و دوباره طبقه بندی داده ها .

-        بررسی بهتر که باعث تصمیم گیری موثر تر می شود .

-        صحت بیشتر اطلاعات و گزارشات ایجاد شد

-        سریعتر جواب دادن به پرسش ها

-        بهتر شدن کیفیت گزارشات

-        فرهنگ بهتر کار کردن .

-        تاسیس فرایندهای کار آمد و نظامند شده .

-        شفافیت بیشتر در سیستم

محدودیتهای سر فصل (HRIS ) در حالی که بیشتر فواید سیستم اطلاعاتی منبع انسانی توضیح داده شد ، این سیستم محدودیت هایی هم دارد که قبل از مورد استفاده قرار گرفتن باید توضیح داده شود .

 در زیر برخی از آنها توضیح داده شده است :

 

الف ) این سیستم احتمالا در چهارچوب مسائل مالی و مقتضیات نیروی انسانی پر هزینه است

ب) این سیستم می تواند برای کسانی که کار با کامپیوتر را نمی دانند تهدید آمیز و ناراحت کننده باشد برای این که اطلاعات کامپیوتری شده در تمام سطوح مفید واقع شود ، سواد کامپیوتری زیادی لازم است .

پ) اغلب کارکنان برنامه ریز(HRIS ) از آنچه که چگونگی اطلاعات را برای کاربران تعیین میکند، فهم تمام عیار و کاملی ندارد . بنابراین مدیران کاربران دقیقا گزارشاتی را که می خواهند دریافت نمیکنند .تولید اطلاعاتی که از ویزگی های کاربر است به سرمایه گذاری در وقت تلاش و ارتباط با مدیران بخش (HRIS ) نیاز دارد .

د) کامپیوترها را نمی توان جایگزین انسانها کرد مداخله انسانها همیشه لازم بوده است کامپیوترها کمک های بزرگی برای تلاش انسانها هستند . کیفیت پاسخ به صحت داده ورودی و پرسشها بستگی دارد .

ج ) در بسیاری از سازمانها این سیستم در مد دسته ای با گزارشات هفته ای یک بار به روز می شود ، عمل میکند . سهولت درون خطی در محیط چند کاربر باید گسترش داده شود به طوری که گزارشات تولید شده با واقعیات نباید همزمان نباشند . در بسیاری از موقعیت ها ، اطلاعات قدیمی بهتر از نداشتن اطلاعات است .

 

نتیجه گیری

 

اطلاعات جزء سازنده مهمی در مدیریت هستند . به وقت بودن ، اطلاعات صحیح ، به موقع و به جا ، برای تصمیم گیری لازم هستند . کلید حل بازدهی کارکنان ، قدرت رقابت و برتری گروهی به عنوان پنجمین منبع سازمانی تشخیص داده شده است . یک سیستم (HRIS ) جامع و خوب طراحی شده اطلاعات لازم را در مدت زمان کمتر با حد اقل هزینه فراهم می کند و این است دلیل روز افزون استفاده از (HRIS ) کامپیوتری شده .

 

/ 1 نظر / 22 بازدید

با سلام از مطلب عالیتون متشکرم واقعا به آن احتیاج داشتم و تو دانشگاه آبرویم را حفظ کرد امیدوارم موفق باشید